摘  要：通过方案中的阐述，提出档案管理的新思路：在数字技术高度发展的时代，缩微技术与数字技术紧密地结合起来——数模影像整合系统，充分发挥缩微技术长于“存”、数字技术长于“用”的特点。也就是说，将数字技术的优点，即数字传输的快速性、逻辑性和便利性，同缩微技术的安全可靠性、永久性、真实性和经济性以及法律效力性结合在一起，共同纳入信息资料现代化管理的技术轨道。

随着国民经济的快速发展，各行各业的工作量日益饱满，文档资料的产出量和保有量也迅速增加。如何有效保管好文档资料，及利用好这些资料成为日渐突出的问题。另一个方面随着计算机技术的迅速更新发展，文档资料的电子化已成为不可逆转的趋势。因此，文档资料的长久保存与频繁利用就形成了强烈的矛盾。

如何有效的解决上述种种的矛盾，目前比较好的方法就是对档案资料的数字化工作，然后再上网进行利用。但要彻底解决——既充分发挥文档资料的参考价值和利用的方便快捷，又不至于陷入软件和计算机技术频繁更叠的怪圈中的问题，就必须进行多种技术的整合，共同解决这些矛盾。这些技术可能涉及到软件系统和硬件设备，以及已经存在并投入使用的软件系统、网络服务等各种资源，这些技术设备中有些可能是最新的技术，有些则是传统技术的发展与更新。

1 目前国内文件档案保存和利用的介质

众所周知，在信息技术高速发展的时代，人们对知识信息的需求日益增多，全球范围内的文化交流和知识共享，已逐渐成为全球经济发展的新趋势。在数字化时代，文献信息将会在多元化的载体中存在，纸将不再是唯一的主导载体。随着办公自动化程度越来越高，电子文件、电子邮件、电子出版物也随之大量增加，人们将越来越习惯于使用那些不在纸上的文献信息。文献信息载体的多元化是数字化时代文献信息生产、传递、利用的特点之一

1.1纸介质保存载体

纸是传统的保存和利用的介质。

优点：

Ø        易于收集整理，利用直观；

Ø        符合传统人们的阅读模式；

Ø        可不借助任何辅助设备阅读；

Ø        信息迁移的成本很低；

Ø        人眼可以识别；

Ø        具有完全的法律凭证作用。

缺点：

Ø        不易保存，保存成本逐年递增；

Ø        检索速度慢、不易远距离利用；

Ø        占用大量物理存储空间。

1.2缩微胶片保存载体

19世纪中叶，缩微摄影技术在欧洲兴起后，到20世纪五、六十年代有了快速的发展，使缩微胶片成了纸张之外的第二大模拟影像的保存载体。用国际认可的、通用缩小倍率把原始影像缩小到专业的胶片上，以便长期保存和还原阅读。八十年代发展起来的档案长期保存和利用的技术；

优点：

Ø        保存时间长，理论上可保存500年

Ø        利用方便，人眼可以识别，最不济可用放大镜观看

Ø        缩微胶片扫描仪的问世，扩大了利用范围

Ø        几乎没有信息迁移成本

Ø        大大缩小档案资料保存所占的物理空间

Ø        档案法规定缩微复制品与纸质原件具有同等效力

Ø        数字存档机（数字胶片打印机）的出现充分解决缩微胶片制作困难的问题

缺点：

Ø        为了长时间的保存，需要在恒温恒湿的条件下保存

Ø        与数字影像相比，记录后的胶片影像具有不可逆性，内容不可修改，胶片也不能重复使用。

Ø        需要专用的缩微胶片阅读器，信息存取时间较计算机、光盘慢，使用不便。

1.3光介质保存载体

数字政府与电子政务、电子商务所产生的大量的电子文件，全球互联网的发展，使人们的信息来源发生了巨大改变；众多的电子出版物、电子图书、电子期刊和各种数据库，产生的光盘、硬盘等；数字时代的产物（CD、DVD等）。

据有关权威机构的调查预测，到2005年全球的信息将有50%以上用数字形式存储。

优点：

Ø        数字时代利用非常方便

Ø        利于检索，可满足远距离查阅

Ø        存储容量大，容易复制

缺点：

Ø        保存时间短，容易丢失

Ø        电子文件容易感染病毒，容易修改，不能保密

Ø        光介质的信息人眼无法识别，必须借助辅助设备才能读取

Ø        光介质不容易保存，容易划伤

Ø        数字信息的迁移成本很高，新型载体生命周期越来越短，原储存格式改变，总要花钱更新换代，培训操作人员，管理费用太高，长期保管遇到挑战

光盘的寿命尚无准确数字，一般估计光盘介质寿命可达20～30年，对热度、温度等环境的控制要求高。一旦盘片受损坏，盘上信息将全部丢失。光盘的记录方式是数字方式，读出依赖性强。所以，我们说光盘信息的保存寿命不能只讲光盘介质的寿命，还要看设备及软件的情况。如果设备、软件出现问题，会导致原信息读不出、出现错漏、甚至全部消失。香港汇丰银行在购买一套光盘系统五年后，原厂家就停产并停止零配件供应，为此汇丰银行又花几万美元，用数月时间将资料转到新系统的光盘上。宝钢由法国进口的光盘系统由于原公司倒闭，只好把12英寸光盘上的信息转到小光盘上。可见保存光盘信息存在技术风险。

1.4档案安全保存和方便利用——多种技术组合

通过上面的分析和实践证明，人们逐渐清醒的认识到，无论是纸介质、缩微介质、还是光介质，均不能独立担负文献资料、图书、档案多方面的需要。只有将多种介质结合应用，实施新的数字影像整合技术，进行优势互补，才能提高几种先进技术的实用性，实现文、档管理模式的变革。

Ø        对于使用频率高、又具有保存价值的信息资料，采取数字技术和缩微技术并用的混合技术；

Ø        对于使用频率高，无保存价值的信息资料，采用数字技术即可：

Ø        对于使用频率不高，但具有保存价值的信息资料，采用缩微技术方式；

Ø        对那些已经进行了缩微的信息资料，使用频率又很高的缩微品，可利用数字扫描技术进行转化。

    采用这种方法，既达到了信息资料永久保存的目的，又提高了信息资料的进一步开发和利用。

2 档案资料长期保存和方便利用的应用趋势—数模整合

随着计算机技术在缩微技术领域的革命仍在继续，开拓了新的应用领域和新市场。柯达公司，柯尼卡美能达等公司从市场需求出发，先后推出了将数字影像转换成模拟影像的设备。这种在网络环境下，以数字扫描为核心的数转模系统，实现了由数字影像到模拟影像的转换。根据AIIM报告显示，1998年全球有4.5亿个电子画幅输出至缩微胶卷，1999年应用输出增长五倍。其中，政府行业应用占32%，主要有土地资料、档案资料等。同时又推出了文档影像整合管理（Integrated Imaging）系统。

所谓数模整合就是利用档案不同介质载体的各自优势，应用于不同的场合，充分发挥档案的利用价值和保存价值。

2.1数模整合系统解决方案的基础模型

档案资料的利用率是随时间的推移存在一个或若干个波峰，且一个波峰比更近的一个波峰的峰值更高，也就是调阅频率逐年递减，在某个特殊时期有一个跳跃，如下图所示。